Как организовать удалённых сотрудников для вашего бизнеса


1 минут чтения

Идея отказаться от физического контроля над своими сотрудниками или хотя бы части из них посредством удалённой работы может быть сложной задачей для многих владельцев бизнеса, особенно если они выросли с менталитетом «с 9 до 18».

Однако, современные технологии, рост стоимости офисных помещений, оборудования, коммунальных услуг, транспорта, а также меры изоляции во время пандемии делают идею удалённой работы очень привлекательным вариантом для многих владельцев малого и среднего бизнеса и их сотрудников. 

remotework-1.igo

Преимущества очевидны 

Помимо экономии средств и времени, работодатели теперь могут искать свои таланты далеко за пределами города. Они больше не ограничиваются географическим положением, чтобы найти идеального кандидата на необходимую должность.
Передовые коммуникационные технологии делают физическое расстояние несущественным.
Потенциальный сотрудник может находиться в другом городе или даже стране, и общение будет таким же простым, как и разговор «через стол».

Многие работодатели уже давно и на регулярной основе передают определённые задачи сторонним подрядчикам или сотрудникам, которых не могут себе позволить содержать в офисе, а иногда на это просто нет места.
Сотрудники тоже не новички в идее удалённой работы.
Многие компании уже разрешают или даже требуют от некоторых сотрудников работать некоторое время вне офиса. Это особенно верно для полевых работ и информационных задач.
Некоторые из лучших талантов в различных областях избегают поездок на работу, работая из дома над проектами и преуспевая в этом.
Предложите им достойную зарплату, и большинство из них будет готово отказаться от дикого и прекрасного мира фриланса в пользу постоянного дохода и возможности сфокусироваться. 

Однако нельзя отрицать, что организация удалённого работника сильно отличается от организации офиса. Отсутствие личного взаимодействия может повлиять на многие аспекты найма людей, ведения бизнеса и управления проектами до такой степени, что традиционные методы больше не будут применяться.
Это не обязательно плохо, если вы признаете необходимость переосмыслить способ управления своим бизнесом.
Вы можете легко стать организованным удалённым работодателем, если последуете этим советам и воспользуетесь множеством преимуществ удалённой работы. 

Оцените вакансии 

Прежде чем окунуться в мир удалённой работы, сначала необходимо определить, какие вакансии подходят для этого.
В конце концов, не все задачи можно выполнять удалённо. Не каждый может стать «цифровым кочевником». Если вы, например, управляете ремонтной бригадой, очевидно, что ваши специалисты должны быть на месте аварии, но «место старта» даже в этой ситуации можно изменить.

Составьте список всей работы, которую вам нужно сделать для своего бизнеса, и определите, какую из них вы можете безопасно поручить удалённому работнику.

Вы можете быть удивлены, насколько длинным может стать ваш список.
Некоторые работы, которые вы можете поручить удалённым сотрудникам, включают: 

  • Обслуживание и поддержку клиентов, консультации
  • Маркетинг и продвижение, разработку и обслуживание веб-сайтов
  • Написание контента и дизайн продукта
  • Управление поставками и снабжение
  • Ввод и систематизация данных
  • Бухгалтерский учёт, платёжные ведомости и управление финансами
  • Разработка программного обеспечения
  • Управление логистикой …
    и так далее.

Многие из этих задач, особенно написание контента и маркетинг, могут быть переданы на аутсорсинг.
Так вы сможете просто отправлять проекты компании или фрилансеру по мере необходимости. 

Чтобы понять, сколько людей вам нужно для удалённой работы, нужно составить должностные инструкции для каждого, кто попал в список вакансий.
По мере того, как вы будете перечислять свои требования для каждой должности, вы начнёте понимать, как управлять ими удалённо, т.к. при этом вам придётся подумать, какой продукт вы ожидаете от каждой специальности, т.е. их метрики. 

remotework-2.igo

Будьте организованы 

Теперь, когда у вас есть список желаемых сотрудников и понимание их продукта, пришло время определить, как их перевести на удалённую работу или как найти новых.
Большинство соискателей используют онлайн-доски объявлений, такие как «HeadHunter» или «SuperJob», для размещения своих резюме и поиска работы. В общем ничего нового - размещайте вакансии.

Вам также необходимо найти инструмент для совместной работы, который послужит основой для вашего общения с удалёнными сотрудниками и измерения показателей.
Вы можете рассмотреть популярные платформы, такие как «Trello» или «Basecamp» для организации, делегирования и мониторинга задач и проектов, но мы вам советуем «Битрикс24». 

Trello 

Этот инструмент довольно популярен среди удалённых сотрудников, потому что им очень легко и весело пользоваться.
В первую очередь это инструмент для создания списков дел в визуальной форме, он может значительно помочь в обеспечении бесперебойной работы проекта. Вы можете использовать интерфейс карточки и доски Trello в качестве доски объявлений, чтобы упростить получение новостей по задачам.
Он идеально подходит для небольших организаций и командных проектов, состоящих не более чем из 5 человек, но большим группам может быть трудно его использовать.
Возможно, вы захотите рассмотреть возможность настройки Trello как средства мозгового штурма для каждой команды, а не управления проектом. 

Basecamp

Более мощный инструмент для управления проектами, чем Trello, при этом его легко настроить.
Просто создайте проект и опубликуйте задачи, которые затем можно назначить участникам и установить сроки. Вы также можете создавать задачи для разных людей.
В нем есть функция календаря, где вы также можете назначать вехи.
Тем не менее, этот инструмент может немного затруднить общение, и после того, как вы выполните задание, его может быть трудно откопать. 

Битрикс24 

Объедините всех сотрудников и работайте вместе над задачами и документами, ведите проекты, контролируйте работу, управляйте базой клиентов и ведите с ними коммуникации из самой системы.

В один клик, и даже из сообщений чата, ставьте задачи, назначайте ответственных и наблюдателей, следите за сроками исполнения.
Общайтесь в едином мессенджере для всей компании: пишите и делайте видеозвонки, создавайте закрытые и открытые чаты, организуйте онлайн-совещания и видеопланерки.

Общие и личные деловые календари, структура компании, виртуальный диск и новости компании.
В общем всё что только можно представить для удалённой и организованной работы. 

Существует довольно много инструментов для совместной работы; не спешите подписываться на любую услугу, которую все используют.
Не торопитесь, протестируйте несколько, используя бесплатные пробные версии, и выберите ту, которую вам удобнее всего использовать или запросите консультацию или внедрение у специалистов в этом деле. 

Как правило, вам нужен инструмент для совместной работы, который обновляется в режиме реального времени и позволит вам: 

  • Создавать группы
  • Публиковать проекты
  • Определять иерархию обязанностей
  • Ставить цели и задачи
  • Следить за опубликованными задачами сотрудников
  • Следить за ходом выполнения всех задач компании
  • Устанавливать и отслеживать сроки
  • Безопасно хранить файлы и документы
  • Общаться и обмениваться информацией

Считайте свой инструмент совместной работы своим офис-менеджером, который решает все ваши проблемы, проблемы сотрудников и передаёт их заинтересованным лицам.

Этот единственный инструмент поможет вам быть в курсе всего, что происходит с вашим удалённым персоналом из любого места в любое время. 

Некоторые работодатели, работающие удалённо, позволяют удалённым работникам устанавливать свой собственный график, особенно при разнице часовых поясов, но требуют от них использования программного обеспечения для отслеживания времени.
Это позволит вам отслеживать часы работы для расчёта заработной платы, если она зависит от потраченного на работу времени. 

В большинстве программ мониторинга времени работы также есть функция мониторинга экрана, но это не гарантирует, что работник действительно работает, а не тратит время на обновление своих профилей в социальных сетях через телефон, елозя мышкой по экрану. 

remotework-3.igo

Определите рабочий процесс 

Теперь, когда вы выбрали все свои инструменты для управления своим персоналом, вам нужно создать рабочий процесс, который будет работать на вас, учитывая, что у вас нет личного взаимодействия со своими сотрудниками. 

Цель создания рабочего процесса - освободить вас для основных задач и избежать ловушек микроменеджмента. 

Ваши сотрудники могут тратить слишком много времени на мелочи о которых вам не обязательно знать. 

Люди не всегда будут соответствовать вашим представлениям о том, как должна выполняться работа, и это особенно верно, если вы нанимаете узкоспециализированных людей или кандидатов из других стран.
Могут быть культурные различия, которые не влияют на качество работы, но могут повлиять на то, как она выполняется. 

Вместо того, чтобы сосредотачиваться на том, как выполняется работа, сосредоточьтесь на самой работе. Установите чёткие цели, период времени, в течение которого каждая из них должна быть достигнута, и конкретного человека, ответственного за выполнение каждой цели и крайнего срока. 

Один из наиболее эффективных способов сделать это - установить общую цель для ваших удалённых сотрудников как команды на длительный период, например шесть месяцев, а затем разбить их на конкретные цели с более короткими рабочими циклами, например, две недели.
Каждый из этих рабочих циклов будет зависеть от многих факторов, в том числе от того, как команда работает вместе и сколько времени, по их мнению, нужно для выполнения.
В конце каждого рабочего цикла вам необходимо провести совещание со своей командой о любых проблемах, с которыми они столкнулись при достижении своих целей, и о том, что нужно делать дальше.
Важно помнить, что пока ваша команда находится в рабочем цикле, вам не нужно подробно рассматривать все их движения. Дело в том, что это позволяет вашей команде контролировать работу на микроуровне, сохраняя при этом контроль над общей картиной. Говоря языком удалённой работы, этот метод организации рабочего процесса основан на структуре разработки продукта, называемой «scrum».
Хотя это в первую очередь предназначено для разработки программного обеспечения, оно очень хорошо работает с точки зрения удалённой работы.
Разделение работы на небольшие части позволяет команде продуктивно реагировать на внезапные изменения рабочего процесса даже без личного взаимодействия, что значительно упрощает управление сотрудниками на месте. 

Основные практики в «scrum» для общего использования удалённой работы следующие: 

  • Короткие рабочие циклы, ограниченные конкретными целями;
  • Участники проекта работают в команде;
  • Команда берет на себя ответственность и принимает решения для достижения конкретных целей в рамках рабочего цикла;
  • Команда ежедневно общается в одно и то же время, чтобы сообщить о прогрессе, обсудить любые проблемы или вопросы, с которыми, возможно, столкнулся каждый участник, а также свои цели на день;
  • Команда проводит совещание в конце каждого цикла и обсуждает, как преодолеть любые проблемы, с которыми они столкнулись, для будущих рабочих циклов;
  • Команда ставит конкретные цели на следующий рабочий цикл и докладывает о достижениях заинтересованным в этом лицам.

 Конечно, такой метод может быть неприменим для вашей организации и у вас могут быть собственные представления о том, как должен идти рабочий процесс.
Если это так, то обязательно используйте их.
Важно с самого начала наладить чёткий рабочий процесс, и чтобы ваши удалённые сотрудники знали методологию оценки. 

Установите иерархию 

Ваши решения, как владельца бизнеса или руководителя организации, окончательны и имеют решающее значение. Однако, как и в любой другой бизнес-организации, вам необходимо установить иерархию, чтобы ваши сотрудники знали, куда идти, когда им нужно проконсультироваться с кем-то по поводу работы или решить проблемы.
Вы же не хотите, чтобы ваши сотрудники обращались к вам по каждой мелочи.
Например, все вопросы о заработной плате будут передаваться вашему менеджеру по заработной плате или бухгалтеру, а все заявки на отпуск или отпуск по болезни - вашему виртуальному помощнику.

Когда проблема связана с работой, вами должен быть назначен руководитель проекта для её решения.
Скорее всего, у вас все равно не будет необходимых знаний для решения специфических проблем, поэтому вам придётся по очереди проконсультироваться с ответственными лицами. 

Гораздо лучше, если ваши сотрудники с самого начала будут знать, куда обращаться по любой проблеме, а не обращаться непосредственно к вам.
Вы можете создать иерархическую схему для своих сотрудников, которая объясняет, кто за что отвечает в администрации.
Включите контактную информацию, например адрес электронной почты и телефон, чтобы им было проще с ними связаться. 

С вами все равно могут проконсультироваться, если возникнет какая-либо двусмысленность, но в большинстве случаев вам совсем не обязательно участвовать во многих из этих вопросов. 

Оцените своих сотрудников 

Возможно, вы наняли своих людей с чётким представлением об их ролях в вашей компании, но не всегда все идёт по плану, как бы тщательно вы ни проверяли своих кандидатов.
Некоторые люди работают выше ожиданий, а другие просто не оправдывают их.
Это бывает сложно понять, основываясь только на опыт работы в офисе, резюме сотрудника или нескольких собеседований.
Они могут показаться компетентными, но не оправдать себя в деле. 

Вы должны быть особенно бдительными, когда дело касается оценки сотрудников, которых вы привлекаете для управления проектами.
Руководители проектов берут на себя множество функций, и вам нужен кто-то, кто может планировать, организовывать и управлять другими членами команды, а также эффективно и понятно перед вами отчитываться. 

Если вы чувствуете, что ваш руководитель проекта не справляется с этой задачей, вы должны делегировать эту ответственность кому-то другому.
Нужно быть осторожнее с тем, как вы это делаете, поскольку это может деморализовать остальных ваших сотрудников.
На всякий случай сначала возьмите на себя роль менеджера проекта и оцените своих сотрудников, исходя из их реакции на различные вызовы и ситуации.
Через пару-тройку недель или несколько месяцев вы сможете точно суммировать их сильные и слабые стороны.
Затем вы можете перейти к выбору одного или двух менеджеров проекта. 

Другой подход - найти кого-нибудь с подтверждённым опытом управления проектами.
Возможно, вам придётся заплатить больше за этих опытных сотрудников, но оно всегда того стоит. 

Дело не должно ограничиваться оценкой потенциальных руководителей проектов.
Вам также необходимо оценить каждого работника, независимо от его роли.
Используйте своё программное обеспечение для совместной работы и учёта рабочего времени.
Создавайте показатели и отчёты для каждого сотрудника, и основывайте свою оценку на них вместе со своими личными представлениями о человеке.
Вы можете сделать это, прочитав следующий раздел. 

Назначьте средства коммуникации 

Тот факт, что у вас есть удалённые сотрудники и менеджеры проектов, не означает, что вы должны отказаться от коммуникаций.
Люди - существа социальные, и им нужно чувствовать связь.
Вот почему социальные сети являются такой мощной движущей силой, и вы должны учитывать это при создании организации удалённой работы. 

Постарайтесь установить с сотрудниками рабочие каналы связи, но не ограничивайте обмен строго деловой информацией. Дружелюбное приветствие или видео с забавными котиками, которые время от времени публикуются, могут поднять моральный дух сотрудников. 

Вы также можете избежать недопонимания, если у вас есть открытый канал, доступный для всех.
Это также может быть полезно в тех случаях, когда вам нужно связаться с кем-то в нерабочее время, чтобы ответить на срочный вопрос или решить проблему. 

Есть несколько отличных инструментов, которые сделают вас доступными для ваших сотрудников и друг друга, и большинство из них можно использовать бесплатно.
Наиболее широко используются Skype, WhatsApp или Telegram, но лучше рассмотреть чат Битрикс24, тем более что он бесплатный. 

Всё же стоит разделять деловые инструменты и социальные.
Иметь возможность абстрагироваться и отключить оповещения, когда это действительно необходимо.
Точно так же как разделять работу и личную жизнь.

Все эти инструменты имеют версии мобильных приложений, поэтому ваши сотрудники могут загружать их на свои телефоны и оставаться на связи, где бы они ни находились. 

Создание дружелюбной атмосферы в вашем виртуальном офисе может вызвать чувство общности и принадлежности и сделать их более продуктивными.
Имитируйте ощущение совместной работы так же как и в офисе.
Хотя это на самом деле не способствует результату, но делает удалённую работу менее одинокой для тех, кто нуждается в общении. 

Настройте систему вознаграждений 

Важным аспектом любой бизнес-организации, который, вероятно, более важен для удалённой работы, является система вознаграждений. 

Любому работнику нравится чувствовать, что его ценят, и он может быть мотивирован работать усерднее, когда чувствует, что является ценным членом организации.
Удалённый работник - не исключение, и вы должны быть уверены, что он почувствует вашу признательность, даже если он живёт в другой стране.
Это хороший способ избежать синдрома самозванца, распространённой проблемы среди удалённых сотрудников с высокими достижениями, которые считают, что они не эффективно работают, потому что не получают подтверждения, присущего традиционным рабочим местам. 

Система вознаграждения может быть основана на регулярной обратной связи по конкретным задачам с использованием числовой или звёздной оценки и комментариев. 

Вы можете использовать своё программное обеспечение для совместной работы, чтобы собрать для этого информацию, а в случае с Битрикс24 награждать прямо в системе. 

Когда удалённый сотрудник или команда выполняет исключительную работу, вы должны немедленно подтвердить это в письменной форме, отправив групповое электронное письмо и указав достижения каждого члена команды, которые привели к успеху.
Во многих случаях одной поздравительной записки достаточно, чтобы они захотели заработать ещё одну. 

Вознаграждения также могут быть в форме надбавок к работе, повышения заработной платы или дополнительных отпускных дней и отгулов.
Вы также можете предложить им подарок по их выбору, например, проживание на выходных в местном отеле, ваучеры на услуги или подарочную карту в их любимый интернет-магазин.
Все, что говорит «хорошая работа!» приемлемо и поднимает моральный дух и мотивацию всего персонала. 

Убедитесь, что ваша система вознаграждения заслуживает доверия, признавайте все достижения, но ставьте планку достаточно высоко, чтобы быть вознаграждённым. 

remotework-4.igo

Выводы 

Организация удалённой работы может показаться большим трудом, но на самом деле это не большая проблема, чем создание обычного офиса. Это просто другой процесс.
В конце концов, решившись на вызов виртуального рабочего места, вы получите множество преимуществ. 

Все это сильно отличается от традиционной рабочей среды, и вы должны принять это.
Сделать себя удалённым работодателем может быть легко, если у вас есть для этого правильное мышление. 

Вы должны быть более гибкими и открытыми для разных стилей работы, особенно, если вы нанимаете людей, принадлежащих к культуре и происхождению, которые сильно отличаются от вашего собственного.
Вы даже можете узнать кое-что новое, работая с ними! 

Вам также необходимо развивать атмосферу принятия и доверия.
Если вы станете удалённым работодателем, вам придётся свыкнуться с контролем результата, но это гораздо лучше, чем мнимый контроль сотрудника, который просто находится на рабочем месте и делает всё в последний момент, а в остальное время тратит ресурсы компании – ваши ресурсы. 

Если вы взяли на себя труд правильно настроить свой бизнес и решили тщательно организовать удалённых сотрудников, вам нечего бояться, просто начните действовать, пока вас не опередили конкуренты, тем самым оставив вас на задворках истории.

Комментарии
* Адрес электронной почты не будет отображаться на сайте.